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Wie geht modernes Besucher Management!

Der erste Eindruck zählt:

Was kann digitales Besucher Management?

Ein zeitgemässer Empfang geht heute in modernen Unternehmen weit über ein freundliches Lächeln und eine Begrüssung hinaus. Es geht darum, Besucher effizient zu registrieren, einen professionellen und herzlichen Empfang zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die richtigen Personen sofort informiert werden, wenn ihr Gast eingetroffen ist.

Digitales Visitor Management verbessert nicht nur die Sicherheit und Effizienz, sondern auch Ihr Image als modernes Unternehmen.

Wie geht modernes Besucher-Management?

Digitales Visitor Management, ist mehr als nur Empfang?

  • 1. Papierloser Empfang, keine Eintragung in Listen mehr:

Keine Anmeldelisten in Papierform mehr, welche einsehbar an der Rezeption herumliegen. Alle Daten werden sicher gespeichert, gemäss der aktuellen Gesetzgebung.

  • 2. Vorregistrierung:

Laden Sie Gäste über eine Besucherregistrierung im Visitor Management System oder Outlook ein. Die Gäste erhalten eine Einladung mit einem QR-Code, mit welchem Sie sich vor Ort anmelden können. Der Besucher scannt den QR-Code bei seiner Ankunft und alle seine Daten werden im Online-Portal gespeichert. Der Gastgeber des Meetings erhält automatisch eine Textnachricht oder eine E-Mail, dass der Gast angekommen ist. 

      • Keine unnötigen Warteschlangen am Schalter.
      • Die Rezeption muss keine Telefonnummern oder Kollegen ausfindig machen.
      • Völlig papierlos.
  • 3. Selbstregistrierung:

Die Besucher betreten das Gebäude ohne eine Einladung zur Vorregistrierung und registrieren sich vor Ort, indem sie den Schritten auf einem Bildschirm folgen. Zuerst geben Sie für den Check-in die geforderten Informationen, wie Name und E-Mail, ein. Sie können den Namen des Mitarbeiters, den sie besuchen, auswählen, etwaige Sicherheitshinweise akzeptieren und einchecken. Der Gastgeber der Besprechung erhält automatisch eine Textnachricht oder eine E-Mail, die ihn über die Ankunft des Gastes informiert.

      • Keine Warteschlangen an Schaltern.
      • Die Rezeption muss keine Telefonnummern oder Kollegen ausfindig machen.
      • Völlig papierlos.
  • 4. Badgeprinting:

Der Druck von Badges ist ebenfalls möglich, wodurch Sie die Sichtbarkeit Ihrer Besucher im Gebäude erhöhen können. Drucken Sie Badges mit Ihrem eigenen Design, Logo, Farben, dem Namen Ihres Besuchers und einem QR-Code. 

Nach der Sitzung kann der Besucher durch einfaches Scannen seines Ausweises das Gebäude verlassen. Einmalige Besucher geben ihren Ausweis an der Rezeption ab. Wiederkehrende Besucher können ihren Ausweis behalten und ihn bei ihrem nächsten Besuch wieder verwenden. Dadurch wird der Check-in-Prozess noch weiter beschleunigt, was z. B. für Lieferanten ideal ist.

  • 5. Registrierungs-Monitor-Anpassung:

Passen Sie die Vorlage für die Registrierungsanzeige der Besucherregistrierung und die E-Mail an Ihr Corporate Branding an.

      • Fügen Sie Anweisungen und Sicherheitshinweise hinzu.
      • Stellen Sie verschiedene Sprachen zur Verfügung.
      • Geben Sie an, welche Informationen Sie von Ihren Besuchern benötigen.
  • 6. Das Verwaltungstool:

Alle Einstellungen und Konfigurationen werden hier verwaltet und gespeichert. Das Visitor Management System integriert sich als Portal in Microsoft Exchange, Outlook, Office 365, Google Workspace, Active Directory und verschiedene FMIS-Systeme. Legen Sie Ihre persönlichen Einstellungen im Portal fest. Unterscheiden Sie zum Beispiel die Besuchertypen wie Kunden, Bewerber und Lieferanten. Oder wählen Sie mehrere Standorte aus, an denen die Konfigurationen genutzt werden können; ideal, wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte oder mehrere Empfangsbereiche hat.

Alle Daten sind sicher und GDPR-konform geschützt. Sie bestimmen die Anzahl der Tage, die die Besucherdaten gespeichert werden. Danach werden die Daten endgültig gelöscht.

Sicherheit geht vor

Der Facility Manager oder der Notfallbeauftragte hat im Notfall einen genauen Überblick über die Personen, die sich im Gebäude aufhalten. Das Verwaltungstool ist Cloud-basiert und kann daher auch auf einem Tablet oder Telefon genutzt werden.

    Visitor Management, registrieren und informieren.

    Digitaler Empfang

    Automatisieren und Informationen teilen

    Ein digitaler Empfang kann weit mehr als nur den Check-in-Prozess automatisieren. Er kann auch dazu genutzt werden, wichtige Informationen zu teilen, wie zum Beispiel den WLAN-Code, Sicherheitsrichtlinien oder den Weg zu den Meetingräumen. 

    Mitarbeiter Informieren

    Stressfrei Kunden und Gäste empfangen

    Ein effektives Visitor Management kann Ihre Mitarbeiter in Echtzeit über ankommende Gäste informieren. Dies kann über automatisierte E-Mail, eine SMS oder eine Benachrichtigung in einer App erfolgen. So können Ihre Mitarbeiter sich auf den Besuch vorbereiten und sicherstellen, dass Sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Kundenerlebnis und ist für Ihre Mitarbeiter stressfrei.

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    Gäste modern begrüssen

    Schnell, zeitgemäss und effizient

    Ein modernes Visitor-Management ermöglicht es Ihnen, Ihre Gäste auf eine zeitgemässe und professionelle Weise zu begrüssen. Anstatt sich in ein Papierlogbuch einzutragen, können Gäste ihre Daten auf einem Tablet eingeben, dieser Prozess ist nicht nur schneller und effizienter, sondern vermittelt auch ein modernes und fortschrittliches Image Ihres Unternehmens.

    Mehr als nur ein digitaler Empfang

    Ein modernes Visitor-Management ist nicht nur ein effektives Werkzeug für das interne Management, sondern auch ein wichtiger Teil Ihrer Aussendarstellung. Es zeigt, dass Ihr Unternehmen technologisch auf dem neuesten Stand ist und Wert auf Effizienz, Sicherheit und ein positives Kundenerlebnis legt.

    Der Moderne Empfang.

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    Sascha Spühler - Solution Consulting

    Sascha Spühler

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