Die Revolution der Konferenzräume

Die Verschmelzung von Meeting- und Konferenzräumen:

Ein Zeichen der Zeit

Technologische Fortschritte, flexible Arbeitskulturen und hybrides Arbeiten als neue Realität, führen zu einer zunehmenden Verschmelzung von Meeting- und Konferenzräumen in der modernen Geschäftswelt.

Durch die technologischen Fortschritte, Microsoft Teams Rooms ist hier ein starker Trendgeber, haben sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert. Videokonferenztechnologien und digitale Präsentationstools ermöglichen es uns, in kleineren Räumen die gleichen Aufgaben zu erfüllen, die früher grössere Konferenzräume erforderten. Dies hat die Grenzen zwischen diesen beiden Arten von Räumen verwischt.

Die Arbeitskultur hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Es gibt einen deutlichen Trend zu informelleren und flexibleren Arbeitsumgebungen. Viele Unternehmen ziehen es vor, kleinere, vielseitigere Meetingräume zu nutzen, die für eine Vielzahl von Zwecken genutzt werden können, anstatt traditionelle Konferenzräume zu unterhalten.

Die Räume werden smarter

Ruhige Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten in kleinen Teams

Aufgrund des Arbeitskulturwandels in vielen Büros werden Räume zunehmend multifunktional gestaltet. Die Meetingräume von heute sind sowohl für offline als auch für hybride Meetings ausgelegt.

Kostenersparnis ein wichtiger Faktor. Die Einrichtung und Wartung von speziellen Konferenzräumen kann teuer sein. Daher wird vermehrt nach skalierbaren Lösungen gesucht, welche von ganz kleinen Huddlerooms bis zu grossen Boardrooms skaliert werden können, ohne dass die Kosten explodieren.

Schliesslich hat die Zunahme von virtuellen Meetings, Remote-Arbeit, mit z.B. Microsoft Teams Rooms, sowie anderen Collaboration Plattformen die Notwendigkeit für spezielle physische Konferenzräume verringert. Mit immer mehr Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, und der zunehmenden Nutzung von virtuellen Meetings, werden Räume oft für kleinere, persönlichere Meetings, als Team Arbeitsraum oder als Räume für virtuelle Meetings genutzt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Unterscheidung zwischen Meetingräumen und Konferenzräumen aufgrund technologischer Fortschritte, Veränderungen in der Arbeitskultur, Raumoptimierung, Kostenersparnis und der Zunahme von Remote-Arbeit und virtuellen Meetings zunehmend verschwimmt. 

KI, die Zukunft der Konferenzräume

Aufstrebenden Trends, welche die Arbeitswelt transformieren

In der heutigen digitalen Ära sind Künstliche Intelligenz (KI) und moderne Algorithmen nicht mehr nur futuristische Konzepte, sondern spielen eine immer wichtigere Rolle in unserem Alltag und unserer Arbeitswelt. Sie haben das Potenzial, die Art und Weise, wie wir arbeiten und kommunizieren, grundlegend zu verändern, und das schliesst auch die Nutzung von Konferenzräumen ein.

Konferenz- und Meetingräume sind oft das Herzstück der Zusammenarbeit in Unternehmen, ein Ort, an dem Ideen ausgetauscht, Strategien entwickelt und wichtige Entscheidungen getroffen werden. Doch wie können wir diese Räume effizienter, produktiver und anpassungsfähiger gestalten? Die Antwort könnte in der Anwendung von intelligenten Meetingraum-Lösungen liegen.

Trend-Charts Konferenzräume 2023

Im Jahr 2023 stellt sich der Meetingraum den Herausforderungen des dynamischen Arbeitens und adaptiert sich entsprechend. „Alles auf die Rolle!“ – unter diesem Motto steht der Meetingraum von morgen. Hyperflexibilität ist der Schlüsselbegriff, der das Design und die Funktion moderner Meetingräume prägt. Sie sind nicht länger statische, unveränderbare Räume, sondern wandelbare Umgebungen, die sich leicht an verschiedene Meeting-Szenarien, Gruppengrößen und Kommunikationsanforderungen anpassen lassen. Mit modular aufgebauten Möbeln, die sich einfach verschieben und umkonfigurieren lassen, sind die Möglichkeiten nahezu grenzenlos. Leichte, rollbare Tische und Stühle, Räume, deren Grösse verändert werden kann, anpassbare Meetingraumtechnik – alle Elemente sind auf Bewegung und Wandel ausgelegt. Innerhalb von Minuten kann der Raum neu gestaltet und an die spezifischen Bedürfnisse des Meetings angepasst werden.

Intelligente Videosysteme liegen im Trend, um die Qualität von Videokonferenzen zu verbessern, z.B. durch automatische Kameraführung, verbesserte Akustiksysteme und Hintergrundgeräuschunterdrückung.

Die Herausforderung ist, diese Systeme bedienungsfreundlich trotz komplizierter Technik zu halten. Die neusten Systeme sind preislich moderat und intelligent, diese entscheiden selbstständig wo der Focus gelegt wird aufgrund von intelligenten Algorithmen.

Diese Kameras verfügen über eine KI Steuerung, für User bedeutet dies, dass sie sich auf Ihr Meeting konzentrieren können, die intelligente Technik steuert Ton und Video eigenständig, dazu gehört:

Automatische Bildanpassung: Die Kamera richtet das Bild so aus, dass alle Personen im Raum sichtbar sind.

KI-basiertes Verfolgen des aktiven Sprechers: Die Raumkameras nutzen Audio, Gesichtsbewegungen und Gesten, um zu ermitteln, wer gerade spricht, und zoomen entsprechend heran, um eine nähere Ansicht zu gewährleisten.

Mehrfach-Video-Streams: Die Teilnehmer im Raum können in individuellen Videofeldern für die Teilnehmer an entfernten Standorten dargestellt werden. Anstatt einen einzigen Videostream für den gesamten Raum zu liefern, ermöglichen diese Kameras die Darstellung der anwesenden Teilnehmer durch eigene Video-Feeds. Zudem können diese Kameras einen separaten Videostream nutzen, um eine Panoramaansicht des Raumes zu bieten, sodass die Remote-Teilnehmer einen vollständigen Überblick über den Raum erhalten. Manche Kameras fassen die Teilnehmer zu einem einzigen Videofeed zusammen, während andere getrennte Streams für tatsächlich separate Videofelder bereitstellen.

Diese Funktionen sind kompatibel mit den Microsoft Teams Smart Speakern. Dabei handelt es sich um Lautsprecher- und Mikrofonsysteme, die erkennen können, wer gerade spricht und diese Information im Transkript vermerken.

Mit automatisierten Meeting-Erfassungssystemen können Meetings aufgezeichnet und transkribiert werden, was es den Teilnehmern ermöglicht, sich auf die Diskussion zu konzentrieren und später auf die Inhalte des Meetings zurückzugreifen. Durch intelligente Videosysteme, welche sich mit Microsoft Teams Rooms austauschen, kann ebenfalls Personen genau der Sprecher mit erfasst werden. So können sich Ihre Mitarbeiter auf das Meeting konzentrieren und relevante Informationen auch noch im Nachhinein abrufen. Besonders nützlich ist dies in Projekten, wenn relevante Stakeholder nicht teilnehmen können und so auch im später noch umfassend informiert sind. Das spart viel Zeit und Ressourcen. Ressentiments, dass der eigene Beitrag im Meeting so nun lange Zeit für jeden im Unternehmen (oder auch nur relevante Personen) zur Verfügung stehen, müssen dafür überwunden werden, hier steht der direkte Nutzen im Vordergrund.

Implementieren Sie intelligente Buchungssysteme, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Räume effizient zu reservieren und zu verwalten. Welche Benachrichtigungen senden können, wenn ein Raum bereit ist oder trotz Buchung nicht genutzt wird und den nicht genutzten Raum auch wieder freigeben. Mitarbeiter können schnell und einfach sehen, welche Räume verfügbar sind, und einen Raum für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit reservieren. Dies eliminiert das Risiko von Doppelbuchungen oder Konflikten.

Intelligente Buchungssysteme erheben Daten über die Nutzung von Räumen und erstellen Berichte. Dies kann Führungskräften helfen, Muster in der Raumnutzung zu erkennen, die Effizienz zu verbessern und fundierte Entscheidungen über zukünftige Raumplanungen zu treffen.

Durch die Bereitstellung von Echtzeitinformationen über die Verfügbarkeit von Räumen tragen intelligente Buchungssysteme dazu bei, die Raumnutzung zu optimieren und Leerlaufzeiten zu reduzieren.

Der Trend zu grösseren und breiteren Monitoren in Konferenzräumen ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen:

Microsoft Teams Rooms: Microsoft Teams Rooms hat das Format der Monitore beeinflusst, da es bei der Anzeige von Inhalten wie PowerPoint-Präsentationen, gleichzeitig Platz für Teilnehmervideos und Chats benötigt. 

Technologischer Fortschritt: Die Technologie hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt, und grössere Monitore sind jetzt erschwinglicher. 

Förderung der Zusammenarbeit: Grössere Bildschirme tragen dazu bei, die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen den Teilnehmern zu fördern. Sie ermöglichen es den Teilnehmern, gemeinsam an Dokumenten oder Projekten zu arbeiten und gleichzeitig alle relevanten Informationen auf dem grösseren Display zur Verfügung zu haben.

KI und moderne Algorithmen werden verwendet, um die physische Umgebung des Raums automatisch an die Anforderungen des Meetings anzupassen. Zum Beispiel könnten sie die Beleuchtung, Temperatur oder sogar die Raumaufteilung basierend auf der Anzahl der Teilnehmer oder der Art des Meetings anpassen.

Unternehmen müssen den Proximity Bias, also die Bevorzugung von Mitarbeitern, die physisch präsent sind, erkennen und beseitigen. Alle Mitarbeiter, ob sie vor Ort, remote oder hybrid arbeiten, sollten die gleichen Möglichkeiten haben, effizient an Projekten mitzuarbeiten. Hier kann eingewirkt werden durch die konsequente Nutzung von Kollaboration Tools und aktueller Konferenztechnik, der Trend geht hier zu intelligenten Touch-Screens und Monitoren, welche keinen Unterschied machen zwischen Mitarbeitern, hybrid und vor Ort.