Skyguide – Sicherheit im Schweizer Luftraum
Skyguide standardisiert die Meetingraumlandschaft über sechs Standorte hinweg und schafft eine zentral verwaltbare Microsoft Teams Rooms Umgebung.
Skyguide ist für die zivile und militärische Flugsicherung in der Schweiz verantwortlich. Rund um die Uhr sorgt das Unternehmen dafür, dass jährlich mehrere Millionen Flugbewegungen sicher, effizient und zuverlässig koordiniert werden. Als Betreiber einer hochverfügbaren und sicherheitskritischen Infrastruktur gelten höchste Anforderungen an Stabilität, Standardisierung und Betriebssicherheit, nicht nur im Flugbetrieb, sondern auch in der internen Zusammenarbeit.
Mit einer wachsenden Anzahl unterschiedlich ausgestatteter Meetingräume stiegen auch die Anforderungen an eine moderne, einheitliche Kommunikationslösung. Ziel war es, die bestehende Meetingraumlandschaft standortübergreifend zu standardisieren, die Nutzererfahrung zu vereinheitlichen und den Betriebs- sowie Supportaufwand nachhaltig zu reduzieren.
Gemeinsam mit Suprag Solutions entstand ein skalierbares Meetingraumkonzept, das innerhalb von 3 Wochen an mehreren Standorten umgesetzt wurde. Das Ergebnis: eine moderne Microsoft Teams Rooms Umgebung mit einer zentral verwaltbaren Plattform, einer intuitiven Bedienung und einer einheitlichen Nutzererfahrung in insgesamt 71 Meetingräumen.
Ausgangslage:
Herausforderungen einer gewachsenen Meetingraumumgebung
Die bestehende Meetingraumlandschaft von Skyguide war über viele Jahre gewachsen und umfasste eine Vielzahl unterschiedlich ausgestatteter Räume an mehreren Standorten. Verschiedene Technologien, Raumgrössen und Ausstattungsstandards führten dazu, dass der Betrieb zunehmend komplexer wurde. Ziel war es, eine zukunftsfähige, einheitliche Lösung zu schaffen, die den Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig eine konsistente Nutzererfahrung für alle Mitarbeitenden bietet.
Die grössten Herausforderungen im Überblick:
- Hohe Anzahl an Meetingräumen mit unterschiedlichen Ausstattungsstandards
- Unterschiedliche Technologien und Bedienkonzepte in den einzelnen Räumen
- Uneinheitliche Nutzererfahrung bei Meetings und Videokonferenzen
- Erhöhter Support- und Betriebsaufwand für IT und Facility Management
- Begrenzte Transparenz über Raumnutzung und Geräteverfügbarkeit
- Hoher Koordinationsaufwand bei Erweiterungen, Anpassungen und Wartungsarbeiten
- Veraltete Konferenztechnik mit unzureichender Audioqualität
- Displays, die nicht für professionelle Videokonferenzen ausgelegt waren (Helligkeit und Entspiegelung)
- Fehlende zentrale Verwaltung für Geräte, Einstellungen und Software-Updates
Die Anforderungen:
Der Anspruch an eine zukunftssichere Lösung
Aus der Analyse der bestehenden Meetingraumlandschaft ergaben sich klare Anforderungen an eine moderne und zukunftssichere Lösung. Neben einer einheitlichen Benutzererfahrung standen vor allem Standardisierung, zentrale Verwaltung und ein effizienter Betrieb im Fokus.
Die wichtigsten Anforderungen an die neue Lösung:
- Einheitlicher technischer Standard für alle Meetingräume unabhängig von Raumgrösse oder Standort
- Intuitive Bedienung ohne zusätzlichen Schulungsaufwand
- Hohe Audio- und Videoqualität für professionelle Hybrid-Meetings
- Displays, die speziell für Videokonferenzen ausgelegt sind
- Zentrale Verwaltung sämtlicher Geräte, Einstellungen und Software-Updates
- Reduktion des Betriebs- und Supportaufwands für IT und Facility Management
- Hohe Betriebssicherheit und zuverlässige Systemverfügbarkeit
- Skalierbare Lösung für über 70 Meetingräume an mehreren Standorten
- Integration in die bestehende Microsoft Teams Umgebung und vorhandene IT-Prozesse
- Nachhaltige, wartungsarme Komponenten mit einfacher Erweiterbarkeit
- Einheitliche Nutzererfahrung in allen Meetingräumen
- Zukunftssichere Plattform für den langfristigen Betrieb und weitere Ausbaustufen
Lösung:
Einheitlich geplant. Nachhaltig umgesetzt.
Gemeinsam mit Skyguide entwickelte Suprag Solutions ein standardisiertes Meetingraumkonzept, das den unterschiedlichen Anforderungen der Standorte und Raumgrössen gerecht wird. Im Mittelpunkt stand eine einheitliche Microsoft Teams Rooms Lösung auf Basis der Yealink Plattform, die eine konsistente Benutzererfahrung, einen zuverlässigen Betrieb und eine zentrale Verwaltung sämtlicher Systeme ermöglicht.
Den Ausgangspunkt bildete eine detaillierte Analyse der bestehenden Meetingräume. Im Rahmen eines Proof of Concept wurden verschiedene Hersteller evaluiert und hinsichtlich Bedienbarkeit, Funktionalität, Audio- und Videoqualität sowie Verwaltungsaufwand miteinander verglichen. Auf dieser Grundlage entschied sich Skyguide für eine vollständig standardisierte Lösung mit Yealink.
Für jeden Raum wurde im Vorfeld eine technische Analyse durchgeführt. Dabei wurden Raumgrösse, Anschlusssituation, Leitungsführung sowie der individuelle Audiobedarf bewertet, um die passende Ausstattung festzulegen. Je nach Anforderung kamen Yealink MeetingBoards sowie Meeting Displays in den Grössen 65 und 75 Zoll zum Einsatz. Grössere Räume wurden zusätzlich mit der Yealink A50 All-in-One Bar und Erweiterungsmikrofonen ausgestattet, um eine optimale Sprachverständlichkeit sicherzustellen.
Ein zentraler Bestandteil der Lösung ist die Yealink Management Cloud Service (YMCS). Über die Plattform können sämtliche Geräte standortübergreifend verwaltet werden. Firmware-Updates, Geräteeinstellungen, Audio- und Displayparameter sowie Statusinformationen lassen sich zentral überwachen und steuern. Dadurch wird der laufende Betrieb deutlich vereinfacht und der Supportaufwand nachhaltig reduziert.
Das Ergebnis ist eine einheitliche, skalierbare Meetingraumlandschaft mit einer konsistenten Benutzererfahrung über alle Standorte hinweg – zukunftssicher, effizient und auf die hohen Anforderungen von Skyguide ausgelegt.
Herausforderung:
Rollout unter Zeitdruck
Die grösste Herausforderung des Projekts war nicht die Technik, sondern der enge Zeitplan. Da die Meetingräume bei Skyguide täglich intensiv genutzt werden, musste die Modernisierung innerhalb kürzester Zeit erfolgen, ohne den laufenden Betrieb nachhaltig zu beeinträchtigen.
Der gesamte Rollout von 71 Meetingräumen wurde in nur zweieinhalb Wochen realisiert. Bereits am Tag nach der Installation standen die Räume den Mitarbeitenden wieder uneingeschränkt zur Verfügung.
Der erfolgreiche Projektverlauf basierte auf einer präzisen Vorbereitung:
- Detaillierte Planung sämtlicher Installations- und Rolloutschritte
- Exakte Termin- und Ressourcenkoordination über alle Standorte hinweg
- Vorausschauende Material- und Logistikplanung ohne Zwischenlagerung vor Ort
- Konfiguration und Inbetriebnahme der Systeme direkt am Einsatzort
- Enge Abstimmung zwischen Skyguide, Suprag Solutions und allen Projektbeteiligten
- Parallel arbeitende Montageteams für eine effiziente Umsetzung
- Klare Standardisierung der Raumtypen und Technik zur Beschleunigung des Rollouts
Diese strukturierte Vorgehensweise ermöglichte es, den engen Zeitplan einzuhalten und die Auswirkungen auf den täglichen Betrieb auf ein Minimum zu reduzieren.
„Die grösste Herausforderung war der enge Zeitplan. Unsere Meetingräume werden täglich intensiv genutzt, deshalb kam eine längere Unterbrechung nicht infrage. Dank der sorgfältigen Planung und der professionellen Umsetzung durch Suprag Solutions konnten alle Räume termingerecht modernisiert und bereits am nächsten Tag wieder genutzt werden“
„Bei einem Rollout dieser Grössenordnung zählt jedes Detail. Suprag Solutions hat nicht nur die Technik geliefert, sondern das gesamte Projekt mit grosser Professionalität geplant und umgesetzt. Das hat wesentlich zum erfolgreichen Projektabschluss beigetragen.“
XXX XXX, IT Leiter, Skyguide
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Projektumsetzung:
Schritt für Schritt zur neuen Lösung
Eine sorgfältige Planung war der Schlüssel für den erfolgreichen Rollout. Von der ersten Analyse bis zur Inbetriebnahme wurde jeder Projektschritt detailliert vorbereitet, um die Modernisierung der Meetingräume innerhalb kürzester Zeit und ohne nennenswerte Einschränkungen des laufenden Betriebs umzusetzen.
Analyse & Planung
Zu Beginn des Projekts analysierte Suprag Solutions die bestehende Meetingraumlandschaft und definierte gemeinsam mit Skyguide die Anforderungen an die zukünftige Lösung.
- Analyse der bestehenden Meetingräume und Infrastruktur
- Proof of Concept mit vier Herstellern
- Definition standardisierter Raumtypen und Ausstattungen
- Technische Raumanalysen inklusive Anschlüsse, Leitungsführung und Mikrofonbedarf
- Detaillierte Rollout- und Logistikplanung für alle Standorte
Rollout
Die Modernisierung von rund 70 Meetingräumen erfolgte innerhalb von nur zweieinhalb Wochen an mehreren Standorten in der Schweiz.
- Umsetzung mit zwei Montageteams unter der Bauleitung von Alejandro Tapia
- Durchschnittlich 8 Meetingräume pro Tag modernisiert
- Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme direkt vor Ort
- Präzise Material- und Terminplanung für einen reibungslosen Ablauf
Betrieb ohne Unterbruch
Eine besondere Herausforderung bestand darin, die Einschränkungen für den laufenden Betrieb auf ein Minimum zu reduzieren.
- Meetingräume waren stark frequentiert und täglich im Einsatz
- Bereits am Tag nach der Installation standen die Räume wieder für Meetings zur Verfügung
- Keine Schulungen erforderlich, da Microsoft Teams Rooms bereits etabliert waren
- Erfolgreicher Rollout innerhalb des vorgesehenen Zeitfensters
Resultat:
Die Vorteile im täglichen Betrieb
Mit der erfolgreichen Modernisierung von 71 Meetingräumen verfügt Skyguide heute über eine einheitliche und zukunftssichere Meetingraumlandschaft. Standardisierte Raumtypen, eine konsistente Benutzerführung und die zentrale Verwaltung aller Systeme vereinfachen den täglichen Betrieb und schaffen die Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit über alle Standorte hinweg.
Die wichtigsten Ergebnisse auf einen Blick:
- 71 modernisierte Microsoft Teams Rooms an mehreren Standorten in der Schweiz
- Einheitliche Bedienung und konsistente Nutzererfahrung in allen Meetingräumen
- Deutlich verbesserte Audio- und Videoqualität für professionelle Hybrid-Meetings
- Zentrale Verwaltung aller Geräte über die Yealink Management-Plattform
- Reduzierter Betriebs- und Supportaufwand für IT und Facility Management
- Schnellere Bereitstellung und einfachere Erweiterung weiterer Meetingräume
- Standardisierte Technik für einen zuverlässigen und langfristigen Betrieb
- Zukunftssichere Plattform für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Meetingraumlandschaft
- Erfolgreiche Umsetzung innerhalb von zweieinhalb Wochen bei minimaler Beeinträchtigung des laufenden Betriebs
Dank der sorgfältigen Planung, der standardisierten Umsetzung und der engen Zusammenarbeit zwischen Skyguide und Suprag Solutions konnte das Projekt innerhalb kürzester Zeit erfolgreich realisiert werden. Die neue Meetingraumlandschaft schafft nicht nur eine einheitliche Benutzererfahrung, sondern reduziert gleichzeitig den Administrationsaufwand und bietet eine skalierbare Grundlage für zukünftige Anforderungen.
