Digitale Meetingraum-Beschilderung
beim FC Basel 1893: Einführung einer kabellosen Buchungslösung
Der FC Basel 1893 gehört zu den traditionsreichsten und erfolgreichsten Fussballvereinen der Schweiz. Mit einer langen Geschichte, zahlreichen Meistertiteln und einem starken europäischen Profil steht der Club für Professionalität, Leidenschaft und kontinuierliche Weiterentwicklung – auf wie neben dem Platz. Als bedeutender Arbeitgeber in der Region und moderner Sportbetrieb setzt der FC Basel auch im Bereich Infrastruktur und Digitalisierung konsequent auf effiziente, nachhaltige und nutzerfreundliche Lösungen.
Der FC Basel 1893 stand vor der Aufgabe, seine Meetingräume moderner und effizienter zu organisieren. Besonders in stark genutzten Bereichen wollte der Club mehr Übersicht, eine intuitive Buchungsmöglichkeit direkt am Raum und eine Lösung, die ohne aufwendige Umbauten funktioniert.
Gemeinsam mit Suprag Solutions entschied sich der FC Basel für ROOMZ, das kabellose, batteriebetriebene Schweizer System für digitale Meetingraum-Beschilderung – vollständig integriert in die bestehende Exchange-Umgebung.
Die Herausforderung:
Geringe Sichtbarkeit der Raumressourcen
In den Meetingräumen des FC Basel gab es bisher keine einheitliche Raumkommunikation. Mitarbeitende mussten auf Kalender oder Outlook-Abfragen zurückgreifen, um herauszufinden, welche Räume frei, belegt oder spontan verfügbar waren. Dies führte zu Unsicherheit, Suchzeiten, Doppelbuchungen und zu unnötiger Belastung für die IT.
- Keine transparente Anzeige der Raumauslastung direkt am Raum
- Häufige Unsicherheiten, ob Räume wirklich belegt sind
- Doppelbuchungen und spontane Überschneidungen
- Unübersichtliche Nutzung der Raumressourcen
- Kein intuitives Erlebnis für Mitarbeitende und Gäste
Die Anforderungen:
Erwartungen an eine zeitgemässe Raumbeschilderung
Die Analyse der bestehenden Meetingräume zeigte verschiedene Herausforderungen: fehlende Übersicht über Raumbelegung, Doppelbuchungen, hoher Suchaufwand, unklare Anzeigen sowie zunehmende Belastung von IT und Facility. Daraus ergaben sich folgende Anforderungen:
- Transparente Raumauslastung
- Klare Anzeige von frei / belegt direkt am Raum
- Reduktion von Suchzeiten und Buchungskonflikten
- Anbindung an Exchange
- Direkte Verbindung zu bestehenden Raumressourcen
- Keine zusätzlichen Tools oder neue Prozesse für Mitarbeitende
- Einheitliche und intuitive Nutzung
- Sofort verständliche Darstellung
- Möglichkeit zur spontanen Buchung vor Ort
- Weniger Supportbedarf
- Geringer Betriebs- und Wartungsaufwand
- Kabelloser Betrieb
- Mehrjährige Batterielaufzeit
- Keine baulichen Eingriffe
- Skalierbarkeit
- Start mit drei Räumen
- Erweiterbarkeit bei zukünftigen Anforderungen
- Passendes Erscheinungsbild
- Unauffällige, professionelle Optik für sichtbare Meetingräume
- Einfache Installation
- Kein Stromanschluss nötig
- Geeignet für Bestands- und Schutzbauten
- Installation innerhalb kurzer Zeit
Lösung
Standardisierte und skalierbare Videokonferenztechnik von Logitech
Aufgrund der definierten Anforderungen und um die Meetingräume effizienter zu gestalten, haben wir und gemeinsam für eine ROOMZ-Installation inklusive Anbindung an das bestehende Buchungssystem entschieden. Die Lösung kombiniert kabellose Meetingraum-Display-Hardware mit einer zentralen Workplace-Management-Plattform wie Microsoft Outlook über Exchange.
Umgesetzte Schritte
Montage & Installation
Installation von 3 ROOMZ Displays und Bewegungssensoren
Einbindung der Geräte ins WLAN sowie Durchführung von Firmware-Updates
Einrichtung der Workplace Management Plattform
Aufsetzen der ROOMZ Workplace Management Plattform
Basis-Konfiguration nach Best Practices
Konfiguration & Integration
Anbindung an das interne Exchange-Buchungssystem des FC Basel
Einrichtung von Raum- und Ressourcenprofilen sowie passenden Geräteprofilen
Zuweisung der Geräteprofile zu den jeweiligen Displays
Vergabe von Berechtigungen an definierte Nutzergruppen
Einrichtung der Synchronisation zwischen Plattform und Hardware
Schulung des verantwortlichen Administrators
Durch die enge Zusammenarbeit zwischen dem FC Basel, Suprag Solutions und ROOMZ entstand eine moderne, intuitiv nutzbare Lösung, die den Raumalltag vereinfacht und langfristig entlastet.
„Mit Suprag Solutions haben wir einen Partner an der Seite, der unsere Bedürfnisse präzise erfasst und in eine nachhaltige Lösung übersetzt hat. Die Umsetzung war professionell, schnell und ohne Mehraufwand für unsere interne IT.“
Nicola Schmid, Lead Aministration, FC Basel 1893
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Schlussfolgerung
Vereinfachtes und zuverlässiges Raumverwaltungssystem
Die Einführung der ROOMZ Lösung schafft eine klare, zuverlässige und zukunftssichere Grundlage für das Meetingraum-Management.
Durch die einheitliche Systemarchitektur, die einfache Pflege und die nahtlose Anbindung an bestehende Prozesse konnte eine Lösung umgesetzt werden, die den operativen Aufwand reduziert und gleichzeitig die tägliche Nutzung für Mitarbeitende spürbar verbessert.
Resultat
Deutlich verbesserte Transparenz in der Raumbelegung
Mit der Einführung der ROOMZ Lösung wurde die Meetingraumnutzung beim FC Basel spürbar verbessert. Mitarbeitende sehen nun direkt am Raum, ob ein Meetingraum frei, belegt oder kurzfristig verfügbar ist.
Mit der Einführung der ROOMZ Lösung verfügt der FC Basel nun über eine sofort sichtbare und verlässliche Anzeige der Raumbelegung direkt am Meetingraum. Mitarbeitende erkennen auf einen Blick, ob ein Raum frei, belegt oder kurzfristig buchbar ist.
Die früher nötigen Kalenderabfragen entfallen, Suchzeiten werden reduziert und Doppelbuchungen effektiv vermieden. Durch die Synchronisation mit den bestehenden Exchange-Raumressourcen entsteht eine durchgängig transparente, konsistente und leicht zugängliche Übersicht über alle Meetingräume – ein klarer Mehrwert für Teams und IT.
